Navigieren durch die Richtlinie (EU) 2015/849: Bewährte Praktiken für das Remote-Onboarding von Kunden im digitalen Zeitalter

Remote Onboarding bezieht sich auf den Prozess, bei dem Kunden über digitale Kanäle und ohne physische Interaktion in ein Unternehmen aufgenommen werden. Dieser Ansatz gewinnt in der modernen Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen den Komfort und die Effizienz von digitalen Lösungen nutzen möchten, um ihren Kundenstamm auszubauen.

Der Remote Onboarding-Prozess umfasst in der Regel die Sammlung von Kundeninformationen, die Überprüfung der Identität des Kunden, die Durchführung von KYC- und Anti-Geldwäsche(AML)-Checks sowie die Einholung der Zustimmung des Kunden zu den Geschäftsbedingungen des Unternehmens.

Allerdings bringt die Durchführung von Remote Onboarding auch einige Herausforderungen mit sich, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der Richtlinie (EU) 2015/849.

Das Onboarding von Remote-Kunden ist mit verschiedenen Herausforderungen verbunden, von denen viele auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Risikominderung zurückzuführen sind. Einige der wichtigsten Herausforderungen sind:

Identitätsprüfung: Die Überprüfung der Identität von Remote-Kunden kann schwierig sein, da es schwieriger ist, die Echtheit von Dokumenten und Informationen zu überprüfen, die online bereitgestellt werden.

Betrugsrisiko: Da es für Betrüger einfacher ist, sich hinter digitalen Identitäten zu verstecken, besteht ein erhöhtes Risiko, dass Unternehmen während des Remote Onboarding-Prozesses auf Betrug stoßen.

Datenschutz: Die Sammlung, Speicherung und Verarbeitung von Kundeninformationen während des Remote Onboarding-Prozesses müssen den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Remote Onboarding-Prozess den Anforderungen der Richtlinie (EU) 2015/849 und anderer einschlägiger Vorschriften entspricht.

Der Remote Onboarding-Prozess kann in mehrere Schritte unterteilt werden, um eine effektive und konforme Einbindung von Kunden zu gewährleisten. Hier ist ein schrittweiser Leitfaden:

Sammlung von Kundeninformationen: Unternehmen sollten Kunden auffordern, grundlegende Informationen wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Kontaktdaten bereitzustellen. Diese Informationen können über Online-Formulare oder digitale Anwendungen gesammelt werden.

Überprüfung der Kundenidentität: Unternehmen sollten die Identität von Remote-Kunden überprüfen, indem sie Dokumente wie Reisepässe, Personalausweise oder Führerscheine anfordern und diese mit Hilfe digitaler Identitätsüberprüfungslösungen überprüfen.

Durchführung von KYC- und AML-Checks: Unternehmen sollten die gesammelten Kundeninformationen nutzen, um KYC- und AML-Checks durchzuführen und das Risiko von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zu bewerten.

Einholung der Zustimmung des Kunden: Vor Abschluss des Remote Onboarding-Prozesses sollten Unternehmen die Kunden auffordern, den Geschäftsbedingungen zuzustimmen und ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer persönlichen Daten einzuholen.

Aktivierung des Kundenkontos: Nach erfolgreicher Überprüfung und Zustimmung des Kunden kann das Kundenkonto aktiviert und der Kunde in das Unternehmen aufgenommen werden.

Governance-Struktur und Evaluierung von Remote Customer Onboarding:

• Die Kredit- und Finanzinstitute sollten eine Governance-Struktur einrichten, die für die Umsetzung der Strategien und Verfahren für das Remote Customer Onboarding verantwortlich ist.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten vor der Implementierung einer neuen Lösung für das Remote Customer Onboarding eine Bewertung durchführen.

Risikobewertung und Leitlinien:

• Die EBA hat die Anforderungen an die Risikobewertung und -überwachung von Remote Customer Onboarding-Lösungen konkretisiert.
• Die EBA hat Leitlinien für die Rolle und Zuständigkeiten des AML/CFT-Compliance-Beauftragten veröffentlicht.

Implementierung und Überwachung von Remote Customer Onboarding:

• Kredit- und Finanzinstitute sollten eine Lösung für das Remote Customer Onboarding erst dann einsetzen, wenn sie sich vergewissert haben, dass sie in das umfassendere interne Kontrollsystem des Instituts integriert werden kann, so dass das Institut in der Lage ist, die ML/TF-Risiken, die sich aus der Nutzung der Remote Customer Onboarding-Lösung ergeben können, angemessen zu steuern.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten die Lösung für das Onboarding von Fernkunden laufend überwachen, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen der Kredit- und Finanzinstitute entspricht.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten in ihren Verfahren und Prozessen Abhilfemaßnahmen für den Fall festlegen, dass ein Risiko eingetreten ist oder Fehler festgestellt wurden, die sich auf die Effizienz und Wirksamkeit der allgemeinen Lösung für das Onboarding von Fernkunden auswirken.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sich überlegen, wie sie die laufende Angemessenheit und Zuverlässigkeit der Lösungen für das Remote Customer Onboarding am effektivsten überwachen können.

Identifikation und Überprüfung von Kunden:

• Kredit- und Finanzinstitute müssen sicherstellen, dass die über die Remote-Kundenerfassungslösung eingeholten Informationen aktuell und angemessen sind, um die geltenden rechtlichen und regulatorischen Standards für die Erstkundenprüfung zu erfüllen.
• Die EU-Kommission hat eine Verordnung vorgeschlagen, die die Verwendung von elektronischen Kennzeichnungssystemen und qualifizierten Vertrauensdiensten für die Fernidentifikation von natürlichen Personen regelt.
• Kredit- und Finanzinstitute müssen ihre Kunden identifizieren, um Geldwäsche zu verhindern.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten in ihren Grundsätzen und Verfahren festlegen, welche Kategorie von juristischen Personen sie aus der Ferne betreuen.
• Wenn Kredit- und Finanzinstitute Reproduktionen eines Originaldokuments akzeptieren und das Originaldokument nicht prüfen, sollten sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die Reproduktion zuverlässig ist.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, um das Bewusstsein für die Risiken und Herausforderungen des Remote Customer Onboarding zu schärfen. Dies beinhaltet auch die Schulung im Umgang mit den technischen Lösungen und den Verfahren zur Identifizierung und Überprüfung von Fernkunden.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Kunden über den Remote Customer Onboarding-Prozess ausreichend informiert sind, insbesondere über die Verwendung ihrer persönlichen Daten und die Risiken, die mit dem Prozess verbunden sein können.

Informationssicherheit und Datenschutz:

• Im Falle von technischen Störungen oder Ausfällen sollten Kredit- und Finanzinstitute angemessene Backup-Lösungen und Notfallpläne haben, um den Remote Customer Onboarding-Prozess weiterhin sicher und zuverlässig durchführen zu können.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Remote Customer Onboarding-Lösungen die Datenschutz- und Datensicherheitsstandards einhalten, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer einschlägiger Vorschriften.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Remote Customer Onboarding-Lösungen barrierefrei sind und auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind.

Kundenfreundlicher Prozess mit Remote Onboarding:

• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Remote Customer Onboarding-Lösungen transparent sind und den Kunden klare Informationen darüber geben, was von ihnen erwartet wird und welche Schritte sie unternehmen müssen, um den Prozess abzuschließen.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Remote Customer Onboarding-Lösungen technisch ausgereift sind und auf dem neuesten Stand der Technik basieren, um ein hohes Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Remote Customer Onboarding-Lösungen flexibel sind und sich den sich ändernden Anforderungen und Bedürfnissen der Kunden anpassen können.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Remote Customer Onboarding-Lösungen den Kunden ein positives Erlebnis bieten und sie dazu ermutigen, ihre Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Remote Customer Onboarding-Lösungen die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen und Dienstleistern erleichtern und die Integration in bestehende Systeme und Prozesse unterstützen.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass ihre Remote Customer Onboarding-Lösungen den Grundsätzen der Nachhaltigkeit entsprechen und umweltfreundlich sind, um ihre Verantwortung gegenüber der Gesellschaft und der Umwelt wahrzunehmen.
• Kredit- und Finanzinstitute sollten sicherstellen, dass sie in ihrer Remote Customer Onboarding-Strategie einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen, der alle Aspekte des Prozesses berücksichtigt und eine hohe Kundenzufriedenheit sowie ein hohes Maß an Effizienz und Sicherheit gewährleistet.

Die Nutzung von Technologie ist entscheidend für ein effizientes und konformes Remote Onboarding von Kunden. Einige Technologien, die Unternehmen bei der Implementierung eines erfolgreichen Remote Onboarding-Prozesses einsetzen sollten, sind:

Automatisierte KYC- und AML-Lösungen: Durch den Einsatz von automatisierten KYC- und AML-Lösungen können Unternehmen den Überprüfungsprozess beschleunigen und menschliche Fehler reduzieren.

Künstliche Intelligenz (KI): KI-basierte Technologien wie maschinelles Lernen und Bilderkennung können dazu beitragen, gefälschte Dokumente und betrügerische Aktivitäten während des Remote Onboarding-Prozesses zu erkennen.

Biometrische Authentifizierung: Biometrische Authentifizierungsmethoden wie Fingerabdruckscans, Gesichtserkennung und Iris-Scans können dazu beitragen, die Identität von Remote-Kunden sicher und effektiv zu überprüfen.

Blockchain-Technologie: Die Blockchain-Technologie kann verwendet werden, um die Sicherheit und Integrität von Kundeninformationen während des Remote Onboarding-Prozesses zu gewährleisten.

Mit KYC as a Service erfolgt das Onboarding neuer Kunden und die Aktualisierung von KYCs bei Bestandskunden durch S+P Compliance Services. Der 4 Stufen Check ist eine innovative digitale Lösung von S+P Compliance Services. Das Onboarding neuer Kunden erfolgt effizient und sicher. Du erhältst einen kompletten KYC Check zu deinem Kunden und erfüllst deine GwG-Sorgfaltspflichten.

Mit dem Adverse Media Check erfolgt eine Prüfung zu folgenden Sachverhalten:

• Wettbewerbswidriges Verhalten
• Finanzielle Schwierigkeit
• Informationsrechte/Urheberrecht/Patentfragen
• Managementprobleme
• Umweltprobleme
• Produkt-/Dienstleistungsprobleme
• Produktions-/Lieferkettenprobleme

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